Heredia, CRI
Resumen de trabajo
Proporcionar apoyo administrativo de alto nivel mediante la investigación, el manejo de solicitudes de información y la realización de funciones administrativas, como la preparación de correspondencia, la recepción de visitantes, la organización de llamadas de conferencia y la programación de reuniones.
El titular presenta una imagen profesional de la empresa al recibir visitas y contestar llamadas. Control de acceso a la empresa, y toma de notas y controles necesarios. Realizar tareas y proyectos confidenciales y diversificados en apoyo del Gerente General y otros Gerentes / Supervisores.
Administre el calendario, organice citas, viajes, reuniones, llamadas de conferencia, etc. Los deberes requieren una experiencia amplia y completa, habilidades y conocimiento de las políticas y prácticas de la organización.
PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE TRABAJO (Enumere en orden de importancia)
Salude a los visitantes y determine si se les debe dar acceso a personas específicas.
Administrar y mantener el horario del Gerente General.
Mantener los registros de asistencia de trabajadores externos o contratistas.
Abra, clasifique y distribuya la correspondencia entrante, incluidos los faxes y correos electrónicos.
Responda las llamadas telefónicas y las llamadas directas a las partes apropiadas o tome mensajes.
Preparar respuestas a la correspondencia que contiene consultas de rutina.
Realice tareas generales de oficina, como ordenar suministros, mantener sistemas de bases de datos de administración de registros y realizar trabajos básicos de contabilidad.
Archivar y recuperar documentos, registros e informes corporativos.
Proporcionar apoyo administrativo a otros departamentos.
Asistir a las reuniones para grabar minutos. Compilar, transcribir y distribuir actas de reuniones.
Elaborar los informes de incidencias y retrasos.
Revise el Libro de registro de visitantes al final de cada día hábil para asegurarse de que todos los visitantes hayan cerrado sesión.
Realiza una amplia gama de tareas administrativas, de proyectos y de apoyo general de naturaleza altamente responsable y confidencial.
Prepare agendas y planes, tales como la coordinación de catering para almuerzos, comités y otras reuniones. Programe y organice salas de reuniones y conferencias según sus necesidades.
Responde rutinariamente a preguntas complejas, realizando investigación según sea necesario.
Actualizar información en pizarras de comunicación / tableros de anuncios.
Trabaja estrechamente con Recursos Humanos en los procesos anuales de recursos humanos.
Apoya proyectos / iniciativas especiales cuando sea necesario (reuniones de la junta, planificación de conferencias anuales y otros).
Realizar otras tareas que le sean asignadas.
CALIFICACIONES (Educación / Formación, Experiencia y Certificaciones)
Título técnico en Administración de Empresas, o experiencia equivalente.
Típicamente requiere de 2 a 3 años de experiencia aplicable.
Nivel intermedio de conocimientos de ingles
Experiencia de más de 2 años en una industria de ventas, distribución o farmacéutica, preferido
HABILIDADES Y HABILIDADES DEL CONOCIMIENTO (Las necesarias para realizar el trabajo de manera competente)
Experiencia en escribir y componer correspondencia, recopilar datos y preparar informes. Habilidades de corrección y atención a los detalles requeridos.
Conocimiento exhaustivo de las prácticas y procedimientos administrativos; Conocimiento de protocolo deseable.
Excelentes habilidades de comunicación (escrita y hablada) y habilidades interpersonales.
Excelentes habilidades de organización con la capacidad de gestionar numerosas tareas y proyectos simultáneamente. Flexibilidad y habilidades demostradas en la gestión de prioridades cambiantes.
Equipo orientado y auto motivado con la capacidad de trabajar en un entorno acelerado y de gran volumen.
Habilidades informáticas intermedias (presentación y hojas de cálculo)
Licencia de conducir preferida
APLICAR A LA VACANTE
https://vwr.wd1.myworkdayjobs.com/en-US/avantorJobs/job/Heredia-CRI/Asistente-Administrativo_R-111965
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